Có một tình trạng khá phổ biến tại nhiều cơ quan, đơn vị: cán bộ, công chức, viên chức được cử tham gia tập huấn; trong buổi học, mọi người ghi chép đầy đủ, tải tài liệu về máy tính, chụp ảnh lưu niệm và hoàn thành báo cáo sau chương trình.
Thế nhưng, chỉ vài tuần sau, tài liệu tập huấn vẫn nằm yên trong một thư mục nào đó. Nội dung đã học chưa được áp dụng, còn người tham gia tập huấn cũng chưa biết nên bắt đầu từ đâu.
Vì sao tài liệu tập huấn thường khó đi vào thực tế?
Vấn đề không hẳn nằm ở chất lượng chương trình tập huấn. Trên thực tế, nhiều tài liệu được biên soạn rất công phu, nội dung đầy đủ và có giá trị tham khảo cao.
Tuy nhiên, tài liệu tập huấn thường được xây dựng nhằm cung cấp kiến thức, giải thích quy định, giới thiệu quy trình hoặc trình bày nhiều tình huống khác nhau. Trong khi đó, người chịu trách nhiệm triển khai tại đơn vị lại cần câu trả lời cho những vấn đề rất cụ thể:
- Việc nào cần thực hiện trước?
- Ai hoặc bộ phận nào chịu trách nhiệm?
- Cần chuẩn bị những điều kiện gì?
- Thời hạn hoàn thành là khi nào?
- Sản phẩm hoặc kết quả cần tạo ra là gì?
- Dùng minh chứng nào để xác nhận công việc đã hoàn thành?
- Nếu phát sinh khó khăn thì xử lý như thế nào?
Nếu chưa trả lời được những câu hỏi trên, tài liệu dù hay và đầy đủ đến đâu cũng rất dễ rơi vào tình trạng “học xong rồi để đó”.
Muốn áp dụng được, phải chuyển kiến thức thành hành động
Sau mỗi đợt tập huấn, đơn vị không nên chỉ lưu trữ tài liệu hoặc yêu cầu người tham dự viết báo cáo thu hoạch. Việc quan trọng hơn là chuyển những nội dung đã học thành một checklist triển khai phù hợp với điều kiện thực tế.
Ví dụ, từ một tài liệu tập huấn về chuyển đổi số, các nhiệm vụ có thể được chia thành bốn giai đoạn:
1. Chuẩn bị
- Rà soát các tài khoản và phần mềm đang sử dụng.
- Kiểm tra thiết bị, đường truyền và các điều kiện kỹ thuật.
- Xác định người hoặc bộ phận phụ trách.
- Chuẩn bị tài liệu, biểu mẫu và nội dung hướng dẫn.
- Xác định phạm vi, đối tượng và thời gian triển khai.
- Triển khai
- Tổ chức hướng dẫn lại cho cán bộ, viên chức có liên quan.
- Thực hiện thí điểm trên một nhóm nhỏ.
- Theo dõi quá trình thực hiện và ghi nhận lỗi phát sinh.
- Điều chỉnh quy trình trước khi triển khai trong toàn đơn vị.
- Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận.
- Kiểm tra, đánh giá
- Xác định những cá nhân hoặc bộ phận đã hoàn thành.
- Tổng hợp các nội dung còn khó khăn, vướng mắc.
- Kiểm tra sản phẩm có đúng yêu cầu hay không.
- Đối chiếu kết quả thực hiện với mục tiêu ban đầu.
- Đề xuất biện pháp khắc phục đối với những nhiệm vụ chưa hoàn thành.
- Duy trì và nhân rộng
- Phân công người tiếp tục theo dõi.
- Xây dựng lịch kiểm tra định kỳ.
- Tổng hợp kết quả và báo cáo tiến độ.
- Cập nhật tài liệu hướng dẫn khi có thay đổi.
- Đề xuất giải pháp cải tiến và mở rộng phạm vi áp dụng.
Khi được chuyển đổi theo cách này, tài liệu tập huấn không còn là một tập văn bản chỉ để đọc hoặc lưu trữ. Nó trở thành một kế hoạch hành động có thể giao việc, theo dõi và triển khai ngay tại đơn vị.
Sử dụng AI để chuyển tài liệu thành checklist triển khai
Trí tuệ nhân tạo có thể hỗ trợ thực hiện công việc này nhanh chóng. Người phụ trách chỉ cần tải tài liệu tập huấn lên, sau đó yêu cầu AI:
- Xác định những nội dung cần áp dụng tại đơn vị.
- Chuyển nội dung thành các đầu việc cụ thể.
- Sắp xếp nhiệm vụ theo trình tự và mức độ ưu tiên.
- Đề xuất cá nhân hoặc bộ phận phụ trách.
- Xác định thời gian thực hiện và sản phẩm cần hoàn thành.
- Dự báo khó khăn và gợi ý phương án xử lý.
Thay vì phải đọc lại hàng chục hoặc hàng trăm trang để tự rút ra từng nhiệm vụ, người phụ trách có thể nhanh chóng có được một bảng triển khai tương đối rõ ràng. Tuy nhiên, kết quả do AI tạo ra vẫn cần được đối chiếu với tài liệu gốc và điều chỉnh theo chức năng, thẩm quyền, nhân lực cũng như điều kiện thực tế của đơn vị.
Câu lệnh AI có thể sử dụng ngay
«Bạn là chuyên gia tổ chức triển khai công việc tại cơ quan, đơn vị. Tôi sẽ cung cấp một tài liệu tập huấn. Hãy đọc kỹ tài liệu và chuyển những nội dung cần áp dụng thành checklist triển khai thực tế.
Checklist gồm các cột: số thứ tự; nội dung công việc; mục đích; người hoặc bộ phận phụ trách; thời gian thực hiện; sản phẩm cần hoàn thành; minh chứng; trạng thái; khó khăn có thể gặp; gợi ý cách xử lý.
Hãy chia công việc thành bốn giai đoạn: chuẩn bị; triển khai; kiểm tra, đánh giá; duy trì và nhân rộng.
Yêu cầu:
- Sắp xếp các nhiệm vụ theo trình tự thực hiện và mức độ ưu tiên.
- Diễn đạt ngắn gọn, rõ người, rõ việc, rõ thời hạn và rõ sản phẩm.
- Mỗi nhiệm vụ phải có thể giao cho một cá nhân hoặc bộ phận thực hiện.
- Chỉ sử dụng thông tin có căn cứ từ tài liệu; không tự bổ sung quy định hoặc yêu cầu không có trong tài liệu.
- Nếu tài liệu chưa xác định người phụ trách hoặc thời hạn, hãy ghi rõ “đơn vị cần xác định”, không tự suy đoán.
- Cuối bảng, hãy tổng hợp những nội dung cần lãnh đạo quyết định và những điều kiện cần chuẩn bị trước khi triển khai.
Trước khi lập checklist, hãy tóm tắt ngắn gọn mục tiêu, đối tượng áp dụng và những yêu cầu quan trọng nhất của tài liệu.»
Sau tập huấn, đơn vị đã thay đổi được điều gì?
Giá trị của một chương trình tập huấn không chỉ được đo bằng số người tham dự, số tài liệu đã phát hành hay số giấy chứng nhận được cấp. Kết quả quan trọng nhất nằm ở những thay đổi diễn ra sau tập huấn: có người thực hiện, có sản phẩm được tạo ra, có vấn đề được giải quyết và có hiệu quả cụ thể.
Vì vậy, đừng chỉ hỏi:
“Đơn vị đã tham gia tập huấn chưa?”
Hãy hỏi thêm:
“Sau tập huấn, đơn vị đã triển khai được việc gì, tạo ra sản phẩm gì và thay đổi được điều gì?”
Khi kiến thức được chuyển thành nhiệm vụ cụ thể, tài liệu tập huấn mới thực sự đi vào công việc và tạo ra giá trị cho cơ quan, đơn vị. @VuPhuongNam - Chia sẻ vì đam mê.
