Công chức, viên chức mới bắt đầu học AI nên đi theo 7 bước này
Nhiều công chức, viên chức khi bắt đầu tìm hiểu trí tuệ nhân tạo thường đặt ra những câu hỏi:
“Tôi nên bắt đầu học AI từ đâu?”
“Có cần học ChatGPT trước không?” “Có nên sử dụng thật nhiều công cụ để không bị tụt hậu?”
Thực tế, người mới không nên bắt đầu bằng việc học hàng loạt công cụ.
Nếu cùng lúc mở ChatGPT, Gemini, NotebookLM, Canva, Gamma, Apps Script và nhiều ứng dụng khác, chúng ta rất dễ rơi vào tình trạng: công cụ nào cũng biết tên nhưng lại không biết nên dùng công cụ nào cho từng công việc cụ thể.
Đối với công chức, viên chức, cách học AI thiết thực nhất là bắt đầu từ một công việc đang thực hiện tại cơ quan, tạo ra một kết quả nhỏ có thể sử dụng ngay, sau đó mới từng bước mở rộng.
Dưới đây là lộ trình gồm 7 bước dành cho người mới bắt đầu.
Bước 1. Bắt đầu từ một việc nhỏ, không bắt đầu từ công cụ
Thay vì hỏi:
“Tôi nên học ChatGPT hay Gemini trước?”
Hãy tự hỏi:
“Trong tuần này, công việc nào đang làm tôi mất nhiều thời gian nhất?”
Đó có thể là:
Soạn hoặc hoàn thiện biên bản cuộc họp;
Tóm tắt văn bản chỉ đạo;
Lập dàn ý báo cáo tuần, tháng;
Soạn công văn nhắc việc;
Tổng hợp ý kiến góp ý;
Kiểm tra lỗi chính tả trong văn bản;
Lập bảng theo dõi tiến độ thực hiện nhiệm vụ.
Nên chọn một công việc cụ thể, có đầu vào và kết quả đầu ra rõ ràng.
Chẳng hạn, mục tiêu “học AI để làm việc nhanh hơn” còn quá rộng. Thay vào đó, có thể bắt đầu bằng một nhiệm vụ như:
“Hãy kiểm tra lỗi chính tả trong văn bản đính kèm. Với mỗi lỗi, nêu rõ vị trí theo trang và đoạn văn; trình bày kết quả dưới dạng bảng gồm các cột: STT, vị trí, nội dung hiện tại, lỗi phát hiện và đề xuất sửa. Không tự ý sửa nội dung chuyên môn.”
Một nhiệm vụ nhỏ như vậy giúp người mới nhanh chóng nhìn thấy hiệu quả của AI. Ngược lại, nếu ngay từ đầu đặt mục tiêu “AI hóa toàn bộ công việc văn phòng”, chúng ta rất dễ bị quá tải và không biết nên bắt đầu từ đâu.
Bước 2. Hiểu đúng vai trò của AI: hỗ trợ làm nhanh, không thay thế chuyên môn
AI có thể giúp đọc, tổng hợp, sắp xếp và tạo bản nháp nhanh chóng. Tuy nhiên, AI không thay người sử dụng chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.
AI cũng không mặc nhiên biết:
Quy định nội bộ của cơ quan;
Bối cảnh cụ thể của vụ việc;
Thẩm quyền của từng đơn vị, cá nhân;
Biểu mẫu đang được áp dụng;
Những số liệu chưa được cung cấp;
Văn bản pháp luật nào còn hiệu lực tại thời điểm sử dụng.
Vì vậy, có thể xem AI là một trợ lý hỗ trợ thực hiện bản nháp ban đầu. Người sử dụng vẫn phải kiểm tra và chịu trách nhiệm đối với sản phẩm cuối cùng.
Khi nhờ AI dự thảo một công văn, cần kiểm tra lại ít nhất các nội dung:
Tên cơ quan, đơn vị;
Căn cứ pháp lý;
Thể thức và kỹ thuật trình bày;
Số liệu, thời gian và địa danh;
Nội dung đề xuất;
Chủ thể và thẩm quyền ban hành;
Tính phù hợp với tình hình thực tế.
Nguyên tắc cần ghi nhớ là:
AI có thể hỗ trợ tạo nội dung, nhưng con người phải thẩm định trước khi sử dụng.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với văn bản hành chính, hồ sơ chuyên môn và những nội dung có liên quan đến quyền, nghĩa vụ của tổ chức, cá nhân.
Bước 3. Học cách viết câu lệnh có cấu trúc
Nhiều người mới thường giao việc cho AI bằng những yêu cầu rất ngắn:
“Viết giúp tôi báo cáo.”
“Tóm tắt văn bản này.” “Soạn công văn cho tôi.”
Những câu lệnh như vậy không sai, nhưng thiếu thông tin nên kết quả thường chung chung, không sát với nhu cầu thực tế.
Một câu lệnh tốt nên làm rõ sáu thành phần:
- Vai trò: AI cần đóng vai trò gì?
- Nhiệm vụ: Cần thực hiện công việc nào?
- Dữ liệu đầu vào: AI được sử dụng những thông tin gì?
- Cách xử lý: Công việc cần được thực hiện theo những bước nào?
- Đầu ra: Kết quả phải trình bày theo hình thức nào?
- Giới hạn: AI không được làm gì hoặc phải tuân thủ yêu cầu nào?
Ví dụ:
Vai trò: Bạn là chuyên viên văn phòng tại UBND cấp xã.
Nhiệm vụ: Hãy xây dựng dàn ý báo cáo công tác tuần. Dữ liệu đầu vào: Sử dụng 7 đầu việc tôi cung cấp bên dưới. Cách xử lý: Nhóm các đầu việc theo lĩnh vực; xác định kết quả, khó khăn và nhiệm vụ tiếp theo. Đầu ra: Trình bày dưới dạng bảng gồm 4 cột: STT, nội dung công việc, kết quả thực hiện và ghi chú. Giới hạn: Sử dụng văn phong hành chính; không thêm số liệu hoặc thông tin ngoài dữ liệu được cung cấp.
Khi yêu cầu được trình bày rõ ràng, chất lượng câu trả lời của AI thường được cải thiện đáng kể.
Bước 4. Cung cấp tài liệu nguồn trước khi đặt câu hỏi
Đối với công việc của cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp, tài liệu nguồn là yếu tố đặc biệt quan trọng.
Nếu không cung cấp văn bản gốc, biểu mẫu, quy trình, số liệu hoặc bối cảnh thực tế, AI thường chỉ có thể đưa ra câu trả lời mang tính khái quát. Thậm chí, AI có thể suy đoán và tạo ra thông tin không có trong tài liệu.
Người sử dụng nên hình thành một số thói quen:
Sắp xếp văn bản liên quan theo từng nhóm công việc;
Đặt tên tệp rõ ràng, có thời gian và nội dung;
Phân biệt tài liệu tham khảo với tài liệu chính thức;
Xác định văn bản nào còn hiệu lực;
Cung cấp biểu mẫu hoặc sản phẩm mẫu nếu muốn AI làm theo;
Yêu cầu AI chỉ sử dụng thông tin trong tài liệu được cung cấp.
Có thể sử dụng câu lệnh:
“Chỉ sử dụng thông tin trong các tài liệu tôi cung cấp. Nếu tài liệu không có thông tin để trả lời, hãy ghi rõ ‘chưa có dữ liệu’, không tự suy đoán hoặc bổ sung từ nguồn khác.”
Với NotebookLM hoặc những công cụ có khả năng làm việc trên nhiều tài liệu, có thể tạo từng không gian nguồn riêng, chẳng hạn:
Văn bản hướng dẫn lĩnh vực đất đai;
Quy trình giải quyết hồ sơ một cửa;
Mẫu báo cáo định kỳ của đơn vị;
Văn bản chỉ đạo của cấp trên năm 2026;
Quy chế, quy định nội bộ của cơ quan.
Khi được cung cấp nguồn phù hợp, AI có cơ sở để trả lời chính xác và sát với yêu cầu hơn.
Cần lưu ý không tải lên các hệ thống AI công cộng những tài liệu mật, dữ liệu cá nhân nhạy cảm hoặc thông tin nội bộ chưa được phép cung cấp. Trước khi sử dụng, nên ẩn hoặc loại bỏ thông tin không cần thiết.
Bước 5. Học cách làm việc theo chuỗi: Nguồn – Quy trình – Sản phẩm
Không nên sử dụng AI theo từng yêu cầu rời rạc. Thay vào đó, hãy phân tích công việc theo một chuỗi hoàn chỉnh gồm ba thành phần:
Nguồn
Tài liệu, văn bản, số liệu, biểu mẫu và thông tin đầu vào đang nằm ở đâu? Nguồn nào là chính thức?
Quy trình
Trong thực tế, công việc đang được thực hiện qua những bước nào? Bước nào cần chuyên môn của con người và bước nào AI có thể hỗ trợ?
Sản phẩm
Kết quả cuối cùng cần là văn bản, bảng biểu, danh sách nhiệm vụ, bản tóm tắt hay một báo cáo hoàn chỉnh?
Ví dụ, đối với việc lập biên bản cuộc họp:
Nguồn: Chương trình họp, danh sách người tham dự, ghi chú, tài liệu trình bày và bản ghi âm đã được phép sử dụng;
Quy trình: Trích xuất nội dung → tổng hợp ý kiến → phân loại vấn đề → xác định kết luận → liệt kê nhiệm vụ và người thực hiện;
Sản phẩm: Biên bản theo mẫu của cơ quan, gồm thành phần tham dự, diễn biến, kết luận và phân công nhiệm vụ.
Khi hiểu rõ chuỗi này, người sử dụng sẽ không còn yêu cầu AI một cách chung chung như “làm giúp tôi”, mà có thể giao việc rõ ràng như giao cho một trợ lý.
Bước 6. Xây dựng thư viện câu lệnh dùng lại
Một lỗi phổ biến là cùng một công việc nhưng mỗi lần lại viết một câu lệnh khác nhau. Vì vậy, kết quả AI trả về không ổn định: có lần phù hợp, có lần lại phải chỉnh sửa rất nhiều.
Cách khắc phục khá đơn giản: tạo một tài liệu có tên “Thư viện câu lệnh AI dùng trong công việc”.
Mỗi khi có một câu lệnh cho kết quả tốt, hãy lưu lại và bổ sung hướng dẫn sử dụng. Có thể phân loại theo các nhóm:
Soạn báo cáo;
Soạn công văn;
Lập biên bản;
Tóm tắt văn bản;
Kiểm tra lỗi chính tả;
Rà soát văn phong hành chính;
Tổng hợp ý kiến góp ý;
Lập bảng theo dõi nhiệm vụ;
Kiểm tra hồ sơ theo danh mục.
Mỗi mẫu câu lệnh nên có:
Mục đích sử dụng;
Dữ liệu cần chuẩn bị;
Nội dung câu lệnh;
Hình thức đầu ra;
Những điểm cần kiểm tra lại;
Một ví dụ đã sử dụng thành công.
Lần tiếp theo, người dùng chỉ cần thay dữ liệu đầu vào thay vì phải viết lại toàn bộ câu lệnh.
Đây là bước chuyển quan trọng từ “biết trò chuyện với AI” sang “có hệ thống làm việc với AI”.
Bước 7. Chỉ tự động hóa khi quy trình đã ổn định
Người mới chưa cần vội học lập trình, Google Apps Script hoặc xây dựng chatbot ngay từ đầu.
Nên thực hiện theo thứ tự:
- Biết giao việc rõ ràng cho AI;
- Biết cung cấp tài liệu và bối cảnh;
- Biết yêu cầu AI tạo bảng, dàn ý hoặc bản nháp;
- Biết kiểm tra và hiệu chỉnh kết quả;
- Biết lưu lại câu lệnh và quy trình hiệu quả;
- Xác định công việc nào lặp lại thường xuyên;
- Sau đó mới xem xét tự động hóa.
Chẳng hạn, nếu mỗi tuần đều phải tổng hợp danh sách nhiệm vụ từ nhiều văn bản, có thể nghiên cứu sử dụng Google Sheets, Apps Script hoặc một công cụ trợ lý để giảm thao tác thủ công.
Ngược lại, nếu một công việc chỉ thực hiện mỗi năm một lần hoặc quy trình còn thường xuyên thay đổi, việc tự động hóa ngay có thể tốn nhiều thời gian hơn lợi ích mang lại.
Nguyên tắc phù hợp là:
Chuẩn hóa quy trình trước, tự động hóa sau.
Gợi ý mục tiêu thực hành trong tuần đầu tiên
Người mới không cần đặt mục tiêu quá cao. Trong tuần đầu tiên, chỉ cần dùng AI để hoàn thành ba việc sau:
Tóm tắt một văn bản dài thành các nội dung chính;
Lập dàn ý báo cáo từ dữ liệu có sẵn;
Soạn bản nháp công văn theo cấu trúc được yêu cầu.
Sau mỗi lần thực hiện, hãy tự đánh giá:
Kết quả có sử dụng được không?
Nội dung nào AI làm tốt?
Nội dung nào phải kiểm tra lại?
Câu lệnh còn thiếu thông tin gì?
Có thể lưu câu lệnh này để dùng lại không?
Chính quá trình thực hành và điều chỉnh này sẽ giúp người dùng nâng cao năng lực làm việc với AI một cách bền vững.
Bắt đầu nhỏ, nhưng bắt đầu từ việc thật
Không nên học AI theo kiểu “học cho biết” hoặc chạy theo tất cả công cụ mới xuất hiện. Hãy bắt đầu từ một công việc đang làm mất thời gian và sử dụng AI để cải thiện một bước trong công việc đó.
Một việc thật. Một nguồn dữ liệu rõ ràng. Một câu lệnh có cấu trúc. Một kết quả có thể kiểm tra và sử dụng ngay.
AI không quá khó đối với người mới. Khó khăn lớn nhất thường là chưa có lộ trình, chưa xác định được việc cần làm và muốn sử dụng quá nhiều công cụ cùng lúc.
Với công chức, viên chức, giá trị của AI không nằm ở số lượng ứng dụng đã biết, mà nằm ở khả năng sử dụng AI đúng việc, đúng nguồn, đúng quy trình và có trách nhiệm.
Đó cũng là cách học AI thiết thực, an toàn và bền vững nhất. @Vuphuongnam
